Kommunikationspolicy 

Vår policy är tänkt att ge praktisk handledning och stöd i hur vi kommunicerar konsekvent och tydligt för att undvika missförstånd och feltolkningar. Syftet med all vår kommunikation ska vara att öka styrelsens, gymnasterna och deras vårdnadshavare, ledare och medlemmars kunskap, delaktighet, engagemang, gemenskap och att bidra till att allas åsikt ges respekt. För extern kommunikation gäller samma syfte med samarbetspartners, supportrar, sponsorer, andra klubbar, media och samhället i stort. 

Med kommunikation menas här både enkelriktad och dubbelriktad kommunikation och omfattar allt utbyte av information och åsikter. Med information avses det som kommuniceras, det vill säga innehållet i kommunikationen. 

Följande riktlinjer gäller för all information och kommunikation: 

● All kommunikation ska ske på ett respektfullt sätt och överensstämma med svensk lagstiftning samt vår värdegrund, vilken omfattar alla medlemmar, styrelse, gymnaster med vårdnadshavare samt våra funktionärer och ledare. 

● Vår kommunikation ska präglas av öppenhet och tydlighet samt ge utrymme för och stimulera en öppen dialog om verksamheten. 

● Kommunikationen ska underlätta för hur vi bedriver vår verksamhet tillsammans på bästa sätt och säkerställa att våra medlemmar är väl informerade om vad som händer inom klubben. 

● Kommunikationen ska vara relevant (Utgå ifrån mottagarens behov), saklig och informativ (Vara lätt att förstå och ta del av), vara välplanerad (Rätt målgrupp, tidpunkt och kanal) samt hållas i en positiv ton. 

● Kommunikation skall göras med hänsyn till hållbar utveckling och omtanke om miljön, samt i första hand i en kanal som är ekonomiskt fördelaktig för GK Splitt. 

Ansvar

Samtliga medlemmar, gymnaster, vårdnadshavare och ledare har ett eget ansvar att kommunicera i enlighet med policyn, men också att inhämta den information man anser sig behöva. Styrelsen har det övergripande ansvaret att utveckla, samordna och följa upp klubbens kommunikation.

I föreningen är ansvaret för verksamheten inklusive kommunikation och information delegerat. Ansvaret följer verksamheten. Styrelsen med kansli, ledare och trupper ansvarar för sin egen kommunikation, utifrån sin egen verksamhet. Det är också i omvänd ordning som stöd ska sökas vid frågor eller problem kring kommunikationen.

• Styrelsen och kansliet ansvarar för information och kommunikation om föreningens övergripande kommunikation. 

• Respektive lag/grupp ansvarar för kommunikationen med gymnaster och vårdnadshavare inom sin verksamhet, samt att kommunikation med truppen och kansliet sker på ett bra sätt. 

Primär informationskanal 

Föreningens hemsida https://www.gksplitt.se är vår primära informations- och nyhetsportal för föreningens verksamhet. Hemsidan innehåller också den samlade kunskapsbanken med grundläggande information om föreningen och dess verksamhet. 

Andra kanaler för intern kommunikation 

Direktutskick via SportAdmin: Används vid behov för information från styrelse, anställda och ledare till vårdnadshavare och gymnaster. I denna kanal informerar exempelvis styrelsen och idrotterna sina ledare om beslut och aktiviteter som berör verksamheten. 

Privat E-post, SMS: Används för snabb kommunikation ledarna emellan samt mellan styrelsen/kansli, ledare och vårdnadshavare och i de fall där det krävs med gymnasterna. 

För kommunikation kring träning, instruktionsfilmer med mera används i vår förening WhatsApp.

Godkännande för kommunikation med gymnaster och ledare godkänns av vårdnadshavare i de fall då personen är under 18 år.

Andra digitala kanaler för intern kommunikation: Föreningen rekommenderar att endast använda SportAdmin för alla utskick.

I fall där det anses särskilt gynnsamt att använda andra kanaler som tex vid träning, tävlingar, träningsläger mm använder GK Splitt WhatsApp.

Ledarna för respektive trupp är ansvariga för att kommunikationen sköts i enlighet med vår policy. 

Fysiska kanaler för intern kommunikation:

Föräldramöten: Vid behov kallar föreningen vårdnadshavare till möten. På dessa möten delges nya medlemmar allmän information om föreningen samt avhandlas praktiska frågor som planering av kommande aktiviteter (träning, tävling, läger, etc.). Ansvarig för dessa möten är ledarna med stöttning från styrelsen. 

Ledarmöten: Ledarna träffas vid behov för att planera träningar, tävlingar och andra aktiviteter. 

Årsmötet: Till årsmötet kallas klubbens samtliga medlemmar för information om det gångna året, beslut om årsredovisningen samt val av styrelse. 

Kanaler för extern kommunikation 

Hemsidan: är huvudkanal för den externa kommunikationen. Via hemsidan kommuniceras nyheter samt information om klubben, medlemskap etc. Kansliet är ansvarig för att informationen på hemsidan är uppdaterad och korrekt. 

Öppna digitala kanaler (Sociala medier, tex. Facebook, Instagram): 

Här kommuniceras nyheter och inspiration om verksamheten, inte intern information. Syftet med denna kanal är att öka intresset för verksamheten och attrahera fler medlemmar för att visa upp vad som händer på träningar och tävlingar, framför allt genom bilder och videos. Kommunikationen ska ske på ett ansvarsfullt sätt och ledarna säkerställer att de som är med har godkänt medverkan. 

Media

GK Splitts medierelationer ska präglas av öppenhet, tillgänglighet och snabbhet. Den som uttalar sig bör vara den med störst kunskap eller kännedom om den aktuella händelsen. Vid en eventuell kris hänvisas journalister till styrelseordförande. Vårt förhållningssätt när vi blir kontaktade för att exempelvis delta i en intervju. 

• Vår grundinställning ska vara att tacka ja till om vi blir tillfrågade att kommentera/uttala oss. 

• Svara på det som du känner att du kan och ska uttala dig om. 

• Gissa inte! Är du osäker på något, be att få återkomma eller hänvisa till någon annan. 

• Har du tid innan en intervju, förbered dig på ämnet som kommer att tas upp. 

• Förklara för vem du uttalar dig och för vilken del av föreningen som uttalandet gäller.

Policy för avgifter inom föreningen GK Splitt
Styrelsen fastställer riktlinjer för alla avgifter, kostnader, arvoden och ersättningar.

Kansliet handlägger arvoden enligt styrelsens riktlinjer.

Medlemsavgifter fastställs av styrelsen.

Träningsavgifter fastställs av styrelsen.

Inbetalning av avgifter

Medlemsavgift och tävlingslicens eller träninglicens inbetalas en gång per år.
Licensavgifter betalas alltid i sin helhet oavsett när under verksamhetsåret den aktive
börjar.

Träningsavgifter betalas terminsvis – höst och vår. För sommarträning och andra
specialträningar kan särskild träningsavgift debiteras. Vid förändringar i verksamheten som
kraftigt påverkar budgeten kan träningsavgiften komma att korrigeras även under en
termin.

Halv träningsavgift utgår för ny aktiv medlem som påbörjar träningen efter halva
träningsterminen förlopp för respektive termin.

Återbetalning

I de fall som den aktive slutar sker normalt ingen återbetalning av avgift. Slutar den aktive inom 2 veckor från terminsstarten återbetalas dock träningsavgiften. I de fall den aktive
slutar innan terminen startar återbetalas alla inbetalade avgifter. Uppsägning av plats ska
alltid ske till kansli@gksplitt.se. Den måste vara kansliet tillhanda senast 24 timmar innan
någon av ovanstående perioder tar slut.

I de fall som föreningen inte kan genomföra planerade träningar återbetalas
träningsavgiften för den del av terminen som inte kan genomföras som planerat om
beloppet överstiger 500 kronor och i den mån föreningen ej kan erbjuda alternativa
träningstillfällen.

Enstaka inställda träningar ger inte rätt till återbetalning. Det gäller i de fall den inställda
verksamheten beror på orsaker som GK Splitt kan påverka. I annat fall återbetalas
träningsavgiften ej.

Föreningen följer alltid lagar, råd och rekommendationer från myndigheter och våra
förbund. I de fall dessa påverkar verksamheten kan träningen komma att korrigeras eller
ställas in utan att återbetalning sker för kvarvarande del av terminen.

När den aktive drabbas av långvarig skada/ sjukdom så fryses innestående terminsavgift för
tävlingsgrupp och räknas av som ett tillgodo på terminsavgiften därpå följande termin för
den aktive under förutsättning att nedanstående uppfyllts:
- läkarintyg på skada/ sjukdom skickas till kansliet
-  frånvaron p.g.a. skada/ sjukdom ska vara under halva terminen eller mer
För träningsgrupp gäller ovanstående men kreditering av träningsavgift sker.
Motsvarande för tävlingstrupper gäller också om skadan / sjukdomen inträffar innan
debiteringen av terminens avgifter.

Normalt återbetalas ej inbetalda avgifter för tävlingar, läger och arrangemang. Kostnader
som föreningen har möjlighet att avboka återbetalas dock.
Enbart aktiva som betalt terminens avgifter ligger med i en grupp.
Emellanåt ordnar vi specifika prova på-tillfällen i vissa grupper. Då kan eventuella andra
bokningsvillkor gälla. I dessa fall meddelas detta tydligt vid anmälan.

Andra kostnader
Utöver avgifterna för deltagandet på träning i den ordinarie gruppen så tillkommer i vissa
fall andra kostnader för den aktive. Det kan t.ex. handla om kostnader vid deltagande på
tävlingar, läger eller om man köper overaller, träningskläder eller liknande.

Drogpolicy

Allmän bakgrund

GK Splitts strävan är att bedriva gymnastikverksamhet av hög kvalité på ett professionellt sätt.

Gymnastiken ska vara i centrum och präglas av en hög standard från barngrupper till träningsgrupper och tävlingsgrupper.

GK Splitts verksamhet ska utgöra en trygg miljö för barn och tränare. Föräldrar ska känna förtroende att lämna sina barn till GK Splitts träningar, tävlingar och läger.

GK Splitts drogpolicy ska verka som ett stöd för tränare, föräldrar och gymnaster och visa GK Splitts förhållningssätt till alkohol och droger.

Det är allas ansvar att föreningens policy följs. Det är viktigt att vi hjälper den som håller på att utveckla någon form av missbruk och att vi har en öppen diskussion om vår policy.

När det gäller minderåriga (under 18 år) kontaktas alltid målsman.

Område

• Droger

• Narkotika

• Dopningspreparat

• Alkohol

• Tobak inkl. cigaretter, snus, vit snus, e-cigaretter, vape  och vattenpipa

• Energidrycker

Regler för tobak

Enligt svensk lag är åldersgränsen för användning av tobak, vape, e-cigaretter, vit snus 18 år och 15 år för energidrycker.

I GK Splitt gäller att barn och ungdomar under 18 år inte använder tobak i vår verksamhet. För alla i föreningen över 18 år gäller det att visa återhållsamhet och att inte använda någon av ovanstående områden i föreningens profilkläder. Föräldrar uppmanas att inte röka i direkt anslutning till träningshallen.

Handlingsplan om regler inte följs

• Samtal med gymnast av huvudledare.

• Kontakt med föräldrar/målsman om gymnasten är under 18 år. Ev. med minnesanteckningar som ska signeras.

• Gäller det rökande tränare, samtal med tränare av ledaransvarig.

Regler för alkohol

Enligt svensk lag är åldersgränsen 18 år för att köpa folköl och dricka alkohol på restaurang. För köp på systembolaget är åldersgränsen 20 år.

Inga alkoholhaltiga drycker får förekomma bland gymnaster/ledare/funktionärer i samband med träningar, läger, tävlingar, shower eller uppvisningar. Man får inte komma påverkad eller bakfull till träning, tävling, shower eller utbildning. Vid funktionärsträffar och medlemsfester gäller 18-års gräns för förtäring av alkohol. Det är inte tillåtet att dricka alkohol och/eller uppträda berusad i föreningens profilkläder. Chaufförer till och från tävlingar och läger omfattas också av dessa regler.

Handlingsplan om regler inte följs

Gymnast

• Inte delta i den vanliga träningen, specialträning utan redskap

• Samtal med gymnast av huvudledare ev. med hjälp av styrelsemedlem.

• Kontakt med föräldrar om gymnasten är under 18 år. Ev. minnesanteckningar som ska

signeras.

Tränare/Ledare

• Styrelsemedlem samtalar med berörd tränare. Ev. minnesanteckningar som signeras. Vid

misstanke om alkoholproblem förmedlas kontakt med sjukvård och/eller Anonyma

alkoholister.

• Vid upprepning i samband med föreningens verksamhet stängs man av från träning

alternativt tränaruppdrag. Styrelsen fattar beslut om återinträde efter viss tid. Viktigt med

kontakt under tiden, kontakten är styrelsens ansvar.

Relger för dopning och narkotika

Hantering och bruk av dopningpreparat och narkotika är förbjudet enligt svensk lag. World

Antidoping Agency WADA dopningslista gäller.

Vid användning av dopingklassade läkemedel måste dispens sökas. Den aktiva är själv ansvarig för att kontrollera om dennes läkemedel klassas som dopingmedel. I dessa fall kontaktas huvudledaren som tillsammans med gymnasten gör endispensansökan.

Handlingsplan om regler inte följs

• Samtal med gymnast/tränare av huvudledare ev. med hjälp av styrelsemedlem.

Minnesanteckningar som signeras.

• Kontakt med föräldrar om gymnasten/tränaren är under 18 år.

• Gymnasten stängs av från att deltaga i tävlingar.

• Kontakt med sjukvården för tester.

• Kontakt med social myndighet eller polis i samråd med föräldrarna.

Regler för energidrycker

GK Splitt tar avstånd från alla energidrycker både vid träning och tävling.

Riksidrottsförbundet avråder barn och unga från att använda energidrycker vars effekter på växande barn och ungdomar ännu inte är helt kartlagda. Energidrycker är söta läskedrycker som oftast innehåller koffein, glukuronolakton, taurin och B-vitaminer. Dricker man mycket av dem kan obehagliga effekter uppstå. Förutom koncentrationssvårigheter kan de även medföra symptom som magvärk, ångest, oro, illamående och diarré samt sidoeffekter som sömnsvårigheter, huvudvärk, yrsel och hjärtklappning. Svensk Dagligvaruhandels medlemsföretag tog 2009 ett gemensamt beslut om 15-års gräns vid försäljning av energidrycker. Läs mer hos livsmedelsverket

Regler för receptfria läkemedel eller receptbelagda läkemedel

Hantering av receptfria läkemedel eller receptbelagda läkemedel får enbart ske om vårdnadshavare till våra gymnaster godkänt det.

Till receptfria läkemedel räknas blanda annat värktabletter som tex alvedon, ipren, paracetamol orifarm, ibuprofen orifarm.

Ledarpolicy

Du som är ledare i GK Splitt är otroligt viktig! Utan din och våra andra ledares insatser skulle inte föreningen finnas och fungera!

När du är ledare i GK Splitt har vi som förening också en del förväntningar på dig.

Hur du är i din roll som ledare och förebild påverkar våra gymnaster i hallen men även på andra plan. Att stödja och utmana gymnasterna på rätt sätt, även sett ur gymnastens synvinkel, kan vara en komplicerad och inte alltid så lätt balansgång.

Vi vill med denna policy ge dig stöd och verktyg för hur du kan tänka i din roll som ledare i GK Splitt.

Vi i GK Splitt verkar med utgångspunkt från Svensk gymnastiks värdegrund samt uppförandekod.

Värdegrunden symboliserar och tydliggör hur vi i vår förening ska och vill förhålla oss till varandra och till vår verksamhet.

Uppförandekoden ger riktlinjer för hur du ska agera och reagera i ditt ledarskap och bygger bland annat på barnkonventionen.

VÄRDEGRUND:

• Personligt engagemang hela livet. Vi ser och tar tillvara alla individers möjligheter att vara med.

• Nyfikenhet och öppenhet. Vi är lyhörda för den enskilde individens behov och visar förståelse för varandras verksamheter och bjuder på oss själva.

• Glädje och utveckling. Vi utvecklas och gläds tillsammans och vi lär för livet.

GYMNASTIKENS UPPFÖRANDEKOD

1. Vi ger utövarna möjlighet att uppleva glädje och gemenskap inom gymnastiken.

2. Vi underlättar individens utveckling med utgångspunkt i den enskilda utövarens utvecklingsnivå, förutsättningar och ambitionsnivå.

3. Vi är goda förebilder.

4. Vi respekterar allas lika värde.

5. Vi respekterar utövarnas personliga integritet.

6. Vi bidrar till utövarnas utveckling genom att på olika sätt göra dem delaktiga i beslut som rör deras träning och tävling samt skapar en miljö där individen reflekterar och tar ansvar.

7. Vi ansvarar för utövarnas personliga säkerhet i samband med gymnastikverksamhet.

8. Vi ansvarar för utövarnas hälsa och välmående i samband med gymnastikverksamhet.

Med utgångspunkt från ovanstående kommer här lite praktiska tips till dig som är ledare i GK Splitt:

• Vid varje träning, ha som mål att ha uppmärksammat och gett positiv respons enskilt till alla gymnaster i din grupp. Uppmärksamma även varandra som ledare!

• När du är på golvet som ledare representerar du föreningen. Du ska vara   träningsklädd och vi ser gärna att du har en ledartröja eller föreningskläder på dig.

• Som ledare erbjuds du arvode som betalas ut efter varje avslutad termin. Arvodet baseras utifrån en mall där alla startar på samma basbelopp på 30 kr/h och sedan utifrån ålder, utbildning och ansvar så ökar beloppet.

• Som ledare erbjuds du utbildningar, vi ser gärna att man går dessa för att höja kompetensen i föreningen och erbjuda våra gymnaster bästa möjliga förutsättningar för individuell utveckling.

• Om du uppmärksammar att någon gymnast inte mår bra på något sätt, prata om det i ert ledarteam, prata med föräldrarna/vårdnadshavarna och ta ev kontakt med föreningens anställda för att få vägledning och hjälp med hur ni ska agera.

• Kom i tid till träningarna.

• Någon i ert ledarteam ansvarar för att det finns en planering klar innan träningsstart.

• Hjälp gymnasterna att plocka fram och ta undan redskapen.

• Precis som gymnasterna sätter ledare med långt hår upp det, vi tuggar inte tuggummi eller äter under träningarna och dricker inte läsk eller energidryck (se även vår drogpolicy).

GK SPLITTS LEDARTEAM:

• Ledarteamet i varje grupp består av huvudledare, ledare och hjälpledare.

• Teamet ska samarbeta och dela upp ansvarsområden. Det är viktigt att allas engagemang, erfarenhet och kunskap tas tillvara. Huvudledaren har alltid det yttersta ansvaret i sin grupp.

Det finns även lite mer formella regler som tränare i GK Splitt.

• Vi har en uppsägningstid som är en termin. Detta för att vi ska kunna ha en rimlig chans att hitta en ersättare för dig så att barnen inte blir lidande och ska kunna fortsätta att gympa.

• Om du går en kurs så finns det krav på att du stannar som ledare under en viss tid och inte slutar bara för att ditt barn slutar eller dylikt. Kurserna är stora kostnader för föreningen och vi måste därför försäkra oss om att ledarna, som går på dessa, har för avsikt att stanna kvar i föreningen. Tiden kan variera beroende på kurs. 

Sist men inte minst:

TACK FÖR ATT DU STÄLLER UPP MED DIN TID, KOMPETENS OCH ENGAGEMANG FÖR VÅRA GYMNASTER! DU ÄR GULD VÄRD!!

Resepolicy